CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN
1. Phòng hành chính nhân sự
Chức năng:
Phòng Tổ chức hành chính có chức năng giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực:
- Công tác lao động, tiền lương.
- Công tác hành chính, quản trị.
Nhiệm vụ:
Công tác nhân sự:
- Xây dựng mô hình tổ chức, định biên nhân sự, bố trí lực lượng lao động phù hợp với tình hình triển khai dự án từng giai đoạn;
- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo từng giai đoạn;
- Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc Công ty;
- Quản lý và tổ chức thực hiện Hợp đồng lao động giữa Công ty và người lao động; Thực hiện chế độ, chính sách đối với người lao động phù hợp với pháp luật: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi hợp lý;
- Trình Ban lãnh đạo các quyết định nhân sự Công ty: Quyết định thành lập các Tổ, Ban, Hội đồng;…
- Xây dựng các Quy chế, Quy định trong phạm vi chức năng của phòng: Nội quy làm việc, Quy chế tuyển dụng, Quy chế đào tạo, Quy chế quản lý nội bộ... và giám sát, kiểm tra việc thực hiện các quy định đó;
- Tổng hợp, tính công tính lương cho người lao động hàng tháng.
Công tác hành chính quản trị:
- Thực hiện công tác hành chính, văn thư: Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu; lưu trữ tài liệu, văn bản đi, đến của Công ty;
- Tổ chức công tác kế hoạch của Công ty bao gồm công tác giao và đánh giá kế hoạch; đầu mối tổng hợp các kế hoạch công tác định kỳ của các đơn vị trình Ban lãnh đạo phê duyệt để giao cho các đơn vị thực hiện; thực hiện nhiệm vụ giám sát, hỗ trợ các đơn vị hoàn thành kế hoạch;
- Xây dựng kế hoạch công tác, giao ban, hội họp của Công ty; Chủ trì, phối hợp với các đơn vị khác để tổ chức các sự kiện của Công ty khi Ban lãnh đạo yêu cầu;
- Thực hiện công tác trợ lý, thư ký, giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty;
- Xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động của Công ty; tổ chức quản lý và mua sắm toàn bộ phương tiện, tài sản, văn phòng phẩm của Công ty đảm bảo an toàn, hiệu quả; Phối hợp với các đơn vị trong Công ty để đàm phán với các đối tác cung cấp dịch vụ viễn thông, internet và cung cấp các sản phẩm dịch vụ đầu vào phụ vụ cho hoạt động của công ty;
- Quản lý nhà cửa, điện, nước, tài sản Công ty; Quan hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ sở để giải quyết những vấn đề liên quan đến công tác hành chính.
- Thực hiện công tác hỗ trợ các hoạt động đoàn thể;
3. Phòng kế toán
Chức năng:
Phòng Tài chính kế toán là một bộ phận chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực sau:
- Chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thông tin kinh tế và tổ chức hạch toán kinh tế trong phạm vi toàn Công ty;
- Huy động các nguồn vốn nhằm đáp ứng nhu cầu về vốn, vật tư, tài sản cho hoạt động của Công ty.
Nhiệm vụ:
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc và HĐTV trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán theo quy định của Pháp luật, Liên danh, Điều lệ và Quy chế công ty;
- Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt thật tốt, bố trí lịch nộp tiền vào ngân hàng hợp lý, tuyệt đối không để mất an toàn tại quỹ tiền mặt công ty cũng như quá trình nộp tiền tại ngân hàng;
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hạch toán chi phí hàng tháng, hàng năm đảm bảo đúng theo các quy định của công ty, của pháp luật. Hàng tháng, phối hợp cùng các phòng ban, đơn vị lập bảng lương và trình Giám đốc duyệt để chi trả kịp thời cho người lao động;
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ Quản lý dự án liên quan đến Phòng kế toán: Theo dõi hợp đồng tín dụng với ngân hàng tài trợ vốn, quản lý dòng tiền, công tác thanh toán và quyết toán vốn cho các nhà thầu, theo dõi cân đối chi phí quản lý dự án,...
- Chịu trách nhiệm lập báo cáo quyết toán thuế của công ty với cơ quan thuế, lập báo cáo kiểm toán nội bộ về báo cáo tài chính cũng như chủ trì làm việc với đơn vị kiểm toán độc lập trong việc kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm, phối hợp cùng các Phòng ban tổ chức công tác kiểm kê tài sản cuối năm;
- Là thành viên Hội đồng lương, Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật, Hội đồng kiểm kê của công ty,…;
- Phối hợp cùng Phòng quản lý dự án để lập các hợp đồng kinh tế trình Ban giám đốc ký và có trách nhiệm theo dõi thực hiện hợp đồng cũng như công tác thanh quyết toán;
- Lưu trữ, bảo quản các loại chứng từ, tài liệu, hồ sơ tài chính kế toán, tất cả các hợp đồng và các hồ sơ khác (ngoài các loại hồ sơ khác Phòng nhân chính lưu trữ) theo qui định hiện hành và phân cấp quản lý của công ty;
- Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác vé phục vụ công tác thu phí: Chịu trách nhiệm làm việc với Cục thuế Hưng Hà để đăng ký mẫu vé, in và phát hành vé. Chủ trì lập kế hoạch về thời gian in vé, số lượng vé từng loại cần in đảm bảo vé phải hợp lệ theo quy định và phải đảm bảo kịp thời cho công tác thu phí tại trạm. Tổ chức bán vé tháng đúng qui định;
- Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể:
Đặt in vé từ Đơn vị in có đủ năng lực
Lưu trữ, bảo quản các loại vé
Kiểm tra số lượng và giao vé cho Trạm
Lập báo cáo tháng báo cáo Công ty và Bộ GTVT, Tổng cục ĐBVN
Chủ trì kiểm tra về việc thực hiện các quy định về thu giá dịch vụ
Hàng quỹ phối hợp với kế toán vé kiểm kê cuống vé, giao lại kho trung tâm lưu trữ
4. Phòng quản lý dự án
- Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Phó giám đốc phụ trách dự án, trước Giám đốc về toàn bộ công việc Quản lý dự án đầu tư xây dựng cầu Thái Hà;
- Phối hợp cùng Phòng Tài chính kế toán để lập các hợp đồng kinh tế trình Ban giám đốc ký và có trách nhiệm theo dõi thực hiện hợp đồng cũng như công tác thanh quyết toán;
- Thực hiện công tác Quản lý dự án đảm bảo đúng đăng ký kinh doanh, đúng luật pháp nhà nước, đúng các quy định hiện hành;
- Quản lý dự án bảo bảo an toàn, chất lượng, tiến độ và hiệu quả;
- Chủ động tham mưu cho Giám đốc về toàn bộ công tác triển khai thực hiện dự án, công tác quản lý dự án.
5. Ban Quản lý thu phí
Chức năng
- Tổ chức hoạt động Trạm thu giá dịch vụ sử dụng đường bộ theo đúng quy định của Pháp luật.
- Quản lý, theo dõi, kiểm tra, xử lý vi phạm trong thực hiện nhiệm vụ thu giá, phối hợp với địa phương giữ gìn an ninh trật tự khu vực Trạm, bảo đảm an toàn giao thông, bảo đảm không xảy ra hiện tượng tiêu cực, cản trở, gây phiền hà trong hoạt động thu giá dịch vụ sử dụng đường bộ.
- Đảm bảo đúng các quy định trong quản lý thu, chi và báo cáo kế toán, quyết toán phí.
- Trang bị tài sản, cơ sở vật chất cần thiết theo quy định và hiện đại hóa Trạm thu giá dịch vụ sử dụng đường bộ theo quyết định của CQNNCTQ.
- Kiến nghị với CQNNCTQ giải quyết vướng mắc về cơ chế quản lý thu giá, chế độ quyền lợi người lao động, điều kiện làm việc cho hoạt động của Trạm thu giá dịch vụ sử dụng đường bộ.
Nhiệm vụ
- Đảm bảo việc thu phí diễn ra thông suốt, an toàn trong mọi trường hợp; thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật về giao thông đường bộ và an toàn giao thông tại khu vực Trạm thu phí; xử lý, giải quyết các tình huống xảy ra theo đúng quy định, đúng thẩm quyền.
- Đảm bảo vệ sinh môi trường, không được để rác thải, chất thải, đọng nước; đảm bảo trật tự an ninh trong khu vực Trạm.
- Trên cơ sở quy định nội bộ của Trạm thu giá dịch vụ sử dụng đường bộ, Trạm phải thường xuyên thực hiện các hình thức, biện pháp kiểm tra cần thiết đối với từng bộ phận, từng Tổ, từng Ca trong hoạt động thu giá. Thực hiện việc việc khen thưởng các bộ phận, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, đình chỉ ngay các bộ phận, cá nhân vi phạm và xử lý theo quy định.
- Thực hiện việc thông báo công khai về đối tượng thuộc diện trả cước, mức thu và đối tượng được miễn thu giá dịch vụ.
- Tổ chức các điểm bán vé thuận tiện theo quy định
